Si echamos un vistazo a nuestro día a día, probablemente nos demos cuenta de que nos sentimos desbordados de cosas que hacer y no conseguimos el tiempo necesario para poder despachar tantos asuntos. Muchas veces, en mis seminarios he planteado este tema con los asistentes. Directivos, vendedores, administrativos, todos ellos coinciden siempre en que es muy frecuente no ser capaces de hacer todo lo que hay que hacer. Algunas de estas personas me ha dicho “es que no tengo tiempo”. ¿Te suena?.

Pues bien, mi respuesta a esta afirmación ha sido siempre la misma: “tú tienes el mismo tiempo que el resto del mundo. Tus días son de 24 horas como todos. La verdadera cuestión es cómo organizas tu tiempo”. Es en este punto en el que radican las diferencias entre las personas que consiguen resultados excelentes y las que consiguen resultados medios en su desempeño.

En el presente artículo y en otra entrega posterior, abordaremos las principales cuestiones que intervienen en una adecuada gestión del tiempo. Esta es la clave del desempeño y, por tanto de los resultados.

En esta primera entrega, hablaremos de dos conceptos iniciales y básicos en nuestro sistema de gestión del tiempo: la priorización de tareas y la no postergación (el cumplimiento de los plazos). En la siguiente entrega hablaremos de los principales ladrones del tiempo y de los imprevistos y ofreceremos fórmulas para gestionar con eficacia estas situaciones.

En primer lugar, hablemos de priorización.

Para organizar bien el tiempo de trabajo y poder obtener el mayor rendimiento, es necesario hacer algo que seguramente habrás oído en más de una ocasión: Priorizar. Priorizar consiste en decidir qué tareas hago en cada momento para optimizar mi tiempo y conseguir mejores resultados. Dicho así parece sencillo, pero lo cierto es que muy pocas personas son capaces de priorizar eficazmente.

La realidad más habitual es que cada día entran en nuestra “bandeja de entrada de tareas” muchos asuntos a resolver y muchas cosas a despachar. Algunas están planificadas de antemano y otras son cuestiones “de última hora”. ¿Y qué hacemos muchas veces?. Nos empezamos a acelerar, nos entra el temido estrés, nos bloqueamos y comenzamos a tener un descenso en el rendimiento. Prueba de ello es que aumentan los errores, duplicamos tareas, tenemos olvidos con frecuencia, aumentan los conflictos con otras personas, etc. Y todo ello “por la carga de trabajo”.

Esto es cierto y frecuente. Sin embargo, ¿sabes cuál es realmente el problema?, ¿sabes cuál es realmente la causa de esta situación?. En la mayor parte de los casos se trata de que tenemos una creencia que nos limita. Nos imponemos equivocadamente la siguiente obligación: “tengo que hacer todo lo que surge y lo tengo que hacer ya”. En definitiva, no priorizamos. Todo hay que hacerlo en el momento porque todo es importante y urgente, ¿verdad?.

Si este es tu caso, permíteme que te plantee unas sencillas preguntas: “¿de verdad es todo para ahora?. ¿nada, nada se puede esperar a mañana?, ¿todas las cosas son igual de importantes?, ¿todas las tareas tienen el mismo plazo de finalización?”. Seguramente habrás respondido y te habrás dado cuenta de una primera realidad: “no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo”. Te propongo que hagas de esta afirmación tu nueva creencia. Es el comienzo de tu salvación.

Si no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo, llega el momento de Priorizar. Para ayudarnos a esta cuestión, un famoso militar y político estadounidense, Dwight D. Eisenhower, generó lo que se denomina Matriz de Eisenhower.

A través de una matriz que clasifica las tareas en cuatro categorías, Eisenhower nos enseña a priorizar. Según este método de priorización, las tareas, cosas y acciones que tenemos que hacer en nuestro día a día se clasifican en: a) importantes y urgentes, b) importantes pero no urgentes, c) no importantes pero urgentes y d) no importantes y no urgentes.

La idea es sencilla. Para cada cosa o tarea que te encarguen o que entre en tu “bandeja de entrada”, lo primero que tienes que decidir es si la haces o no y luego, una vez que decides que la harás, tendrás que decidir cuándo. Esta es la esencia de la priorización. El procedimiento que te ayudará a poner en práctica esta cuestión es el siguiente:

Primero:  Pregúntate  ¿es importante esta tarea? (se entiende que algo es importante cuando te acerca a los objetivos que te has marcado, ya sea en el ámbito personal,  profesional o de negocio). Si tu respuesta es que efectivamente es importante, tendrás que hacer la tarea necesariamente, pase lo que pase. Otro tema será decidir cuándo, porque no necesariamente la tienes que hacer ahora. Si, por el contrario, tu respuesta es que la tarea no es importante, puedes decidir hacerla o no hacerla. Eso sí, si decides hacerla, también tendrás que pensar cuando.

Segundo: Para las tareas que has decidido que vas a hacer, según la pregunta anterior, fija ahora el momento en el que lo harás. Para ello, pregúntate dos cuestiones fundamentales: ¿Cuándo vence el plazo máximo que tengo para esta acción?, ¿Cuánto tardo en ejecutarla?. De esta manera, te darás que hay cosas muy importantes, pero que afortunadamente cuentan con un plazo de realización que no es inmediato por lo que podrás agendarlas en otro momento. No todo se tiene que hacer de inmediato.

Acostúmbrate a seleccionar las cosas que haces en función de su importancia y decide luego cuándo harás cada una de ellas en función de su urgencia y podrás empezar a manejar tu tiempo. Recuerda: “no todo es importante y urgente”.

Y ahora: el problema de la postergación

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Nuevamente, un sabio refrán nos ofrece un consejo que tiene un impacto notable sobre lo que conseguimos y sobre lo que llegaremos a ser, hacer y tener.

Postergar, retrasar o aplazar las cosas que sabemos que tenemos que hacer es, probablemente, uno de los mayores frenos que tenemos en nuestro desarrollo y en la consecución de nuestros objetivos. De las cosas que hemos priorizado y que sabemos que tenemos que hacer, hay algunas que retrasamos conscientemente de manera indefinida.

Y muchas veces, incluso la mayor parte, lo verdaderamente importante, “lo que hay que hacer” para conseguir resultados positivos en nuestra vida personal o profesional no es divertido, agradable o cómodo. Es más, en muchas ocasiones es incluso difícil de hacer, aburrido y desesperante. Sin embargo, es también una realidad y lo sabemos que si no lo hacemos no conseguiremos los resultados que deseamos.

Ahí es donde empieza el dilema: ¿lo hago o no lo hago?. Una parte de nosotros nos dice:“tienes que hacerlo, es la única manera de conseguir tus objetivos”. Sin embargo, frente a este “yo”, nuestro otro “yo” nos dice: “no lo hagas porque te va a costar mucho, vas a sufrir y no merece la pena”. Ante esta dicotomía nuestra razón, que es sabia y justa, decide muchas ves “Ni una cosa y otra. Lo haré, pero más tarde. En otro momento”. O como diría José Mota: “Hoy no … mañana”

Estamos postergando. Estamos retrasando nuestras decisiones y nuestras acciones. Cosas que ya hemos priorizado y a las que hemos asignado un plazo, se ven retrasadas simplemente porque no nos apetecen.

Si el mundo no se moviera hasta que nosotros no actuáramos, retrasar las cosas no supondría ningún problema. Sin embargo, esto no es así. El mundo sigue su curso hagamos o no lo que tenemos que hacer y cambia las circunstancias y nuestro entorno cada minuto.

De esta manera, una idea que es buena en un momento, deja de serlo al día siguiente. Un proyecto que es novedoso, se convierte en obsoleto al día siguiente. Una posibilidad que está “libre” en un momento, está “ocupada” diez minutos más tarde.

¿Te ha pasado alguna vez que una idea que tenías en la cabeza no la has puesto en marcha inmediatamente y cuando, por fin, te has decidido, ya no era tan buena?. A mí sí. No es la primera vez que por no actuar alguien se me ha adelantado. Ten en cuenta que “si no lo haces tú, vendrá alguien y lo hará”. Las oportunidades están para aprovecharlas y alguien las aprovechará.

Lo mismo pasa a la hora de resolver problemas o afrontar conflictos. Imagina una situación en la que tendrás que tener una conversación desagradable con alguien para solucionar un determinado problema. Esta circunstancia es muy habitual tanto en el terreno profesional como en el personal. ¿Qué nos pide el cuerpo y, de hecho, hacemos en muchas ocasiones?. ¿Se te ocurre?. Pues sí, es eso: ¡retrasar este momento para no enfrentarnos a él!.

Pues bien, te diré una cosa. Hay otra regla universal que nunca falla: “los problemas no tienen a arreglarse por ellos mismos sin hacer nada”. Es más, suelen agravarse, con lo que el retraso contribuye únicamente a que cuando nos enfrentemos a la situación nos resulte aún más difícil.

Además, ¿qué es lo que pasa normalmente con las cosas que retrasas?. Que las acabas haciendo. Entonces, si al final sabes que las vas a hacer porque es bueno para ti y porque las has definido como importantes y les has asignado un plazo, ¿por qué no empezar ya a obtener los beneficios de ponerlas en marcha aquí y ahora?.

Desarrolla el hábito de actuar de forma inmediata, ajustándote a las prioridades que hayas establecido y evita aplazar, retrasar y postergar. Comprobarás los excelentes resultados que consigues.

Si hay algo que he aprendido durante mis años de empresario es que la adaptación al entorno es una de las habilidades que más se deben potenciar para conseguir el éxito. Ser capaz de salir de la zona de confort, ser capaz de bajar cuando estás arriba, de subir cuando estás abajo o, simplemente de hacer cosas diferentes cuando lo que haces no te da el fruto, es uno de los factores más diferenciadores entre unas personas y otras.

Esta semana he vuelto a adaptarme. He cambiado “notoriamente” la orientación de mi negocio y he reconfigurado Desafío Coaching. De una marca de coaching generalista he pasado a especialista en el ámbito de los emprendedores, los empresarios y las ventas. Al fin y al cabo es en ese entorno en el que me llevo defendiendo desde hace veinte años. He cambiado el logotipo y la imagen corporativa. A veces, cambiar la decoración te ayuda a situarte en un lugar y escenario diferente. Y, por supuesto, he cambiado mi enfoque, mis creencias y mi mentalidad.

He preparado todo para atravesar el mar de incertidumbre económica en el que nos encontramos. Lo bueno es que ya no soy nuevo. No es la primera vez que zarpamos hacia un mundo desconocido o, al menos, diferente al que estamos habituados. En anteriores ocasiones hemos perdido jarcias, velamen y algún que otro marinero. Pero lo cierto es que, hasta ahora, no hemos naufragado. En esta ocasión, buscaremos de nuevo vientos favorables que nos aproen a nuestro destino.

Espero que os guste la nueva imagen y la nueva orientación de Desafío Coaching y os invito a visitar la página web enwww.desafiocoaching.com.

Un abrazo a tod@s.

José Ramón Luna Cerdán

Coach, consultor y formador

“Tienes que ser capaz de construir tu cesta con los mimbres de que dispones”

En muchas ocasiones, cuando cualquiera de nosotros se enfrenta a un problema o a una situación que resolver, nos empeñamos en buscar opciones que no siempre dependen de nosotros y en las que poco o nada podemos influir.

Esto se traduce en un sentimiento de frustración que se instala dentro de nosotros y nos bloquea limitando nuestra capacidad resolutiva. A todos nos gustaría tener los medios para resolver cualquier problema, contar con la varita mágica que hiciera posible salir con éxito de cualquier situación. Sin embargo, lo cierto es que contamos con los recursos que contamos, ni más ni menos. Y lo cierto es también que hay situaciones y problemas de difícil solución aun contando con multitud de recursos. En definitiva, no podemos con todo y esto tenemos que asumirlo.

Sea cual sea la situación a la que te enfrentes te recomiendo que apliques la Ley del Mimbre. Recuerda: “Tienes que ser capaz de construir tu cesta con los mimbres de que dispones”.

Tu situación es la que es y tus recursos y posibilidades los que son. Es desde aquí desde donde tienes que resolver los problemas y afrontar las situaciones. Con esta consideración, te puedes encontrar ante tres tipos de circunstancias:

• Situaciones que puedes resolver completamente solo con tus medios. En estos casos, la clave está en actuar. Si está en tu mano, pon tus recursos en funcionamiento y maneja la situación. Resuelve los problemas tomando decisiones y aprendiendo de la experiencia.
• Situaciones en las que puedes hacer algo, pero resolverlas no depende de ti directamente. Se trata de situaciones que requieren recursos de los que tú no dispones, aunque sí que puedes opinar o influir en las personas que disponen de ellos. Utiliza tu influencia y trata de que esas personas pongan sus recursos en funcionamiento.

• Situaciones en las que ni tu ni nadie de tu entorno puede hacer gran cosa por resolverlas. Un ejemplo de este tipo es la crisis económica que nos afecta. Seguro que es posible resolverla pero, estarás de acuerdo conmigo en que su resolución difícilmente está enteramente en tu mano o en las de tu entorno más cercano. No centres tu día a día en este tipo de problemas porque lo único que generarás es desconfianza y frustración al ver que no eres capaz de solucionarlo.

Como verás, tus actuaciones en cada tipo de situación pueden y deben ser diferentes. De la misma manera tu centro de atención, tu enfoque, tiene que ser diferente.

Como primera regla para avanzar, enfócate en aquellas situaciones y problemas que puedas resolver directamente o en los que puedas influir en parte en su solución, aunque sea con el apoyo de otras personas. Y la segunda regla: una vez que te hayas enfocado correctamente y hayas decidido de qué manera puedes actuar para solventar estas situaciones, actúa. Pon todos tus recursos en funcionamiento y ve a por los resultados. A medida que vayas consiguiendo logros, te irás motivando y reforzarás tus recursos de manera que podrás hacer frente a obstáculos mayores.

Si echamos un vistazo a nuestro día a día, probablemente nos demos cuenta de que nos sentimos desbordados de cosas que hacer y no conseguimos el tiempo necesario para poder despachar tantos asuntos. Muchas veces, en mis seminarios he planteado este tema con los asistentes. Directivos, vendedores, administrativos, todos ellos coinciden siempre en que es muy frecuente no ser capaces de hacer todo lo que hay que hacer. Algunas de estas personas me ha dicho “es que no tengo tiempo”. ¿Te suena?.

Pues bien, mi respuesta a esta afirmación ha sido siempre la misma: “tú tienes el mismo tiempo que el resto del mundo. Tus días son de 24 horas como todos. La verdadera cuestión es cómo organizas tu tiempo”. Es en este punto en el que radican las diferencias entre las personas que consiguen resultados excelentes y las que consiguen resultados medios en su desempeño.

Para organizar bien el tiempo de trabajo y poder obtener el mayor rendimiento, es necesario hacer algo que seguramente habrás oído en más de una ocasión: Priorizar. Priorizar consiste en decidir qué tareas hago en cada momento para optimizar mi tiempo y conseguir mejores resultados. Dicho así parece sencillo, pero lo cierto es que muy pocas personas son capaces de priorizar eficazmente.

La realidad más habitual es que cada día entran en nuestra “bandeja de entrada de tareas” muchos asuntos a resolver y muchas cosas a despachar. Algunas están planificadas de antemano y otras son cuestiones “de última hora”. ¿Y qué hacemos muchas veces?. Nos empezamos a acelerar, nos entra el temido estrés, nos bloqueamos y comenzamos a tener un descenso en el rendimiento. Prueba de ello es que aumentan los errores, duplicamos tareas, tenemos olvidos con frecuencia, aumentan los conflictos con otras personas, etc. Y todo ello “por la carga de trabajo”.

Esto es cierto y frecuente. Sin embargo, ¿sabes cuál es realmente el problema?, ¿sabes cuál es realmente la causa de esta situación?. En la mayor parte de los casos se trata de que tenemos una creencia que nos limita. Nos imponemos equivocadamente la siguiente obligación: “tengo que hacer todo lo que surge y lo tengo que hacer ya”. En definitiva, no priorizamos. Todo hay que hacerlo en el momento porque todo es importante y urgente, ¿verdad?.

Si este es tu caso, permíteme que te plantee unas sencillas preguntas: “¿de verdad es todo para ahora?. ¿nada, nada se puede esperar a mañana?, ¿todas las cosas son igual de importantes?, ¿todas las tareas tienen el mismo plazo de finalización?”. Seguramente habrás respondido y te habrás dado cuenta de una primera realidad: “no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo”. Te propongo que hagas de esta afirmación tu nueva creencia. Es el comienzo de tu salvación.

Si no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo, llega el momento de Priorizar. Para ayudarnos a esta cuestión, un famoso militar y político estadounidense, Dwight D. Eisenhower, generó lo que se denomina Matriz de Eisenhower.

A través de una matriz que clasifica las tareas en cuatro categorías, Eisenhower nos enseña a priorizar. Según este método de priorización, las tareas, cosas y acciones que tenemos que hacer en nuestro día a día se clasifican en: a) importantes y urgentes, b) importantes pero no urgentes, c) no importantes pero urgentes y d) no importantes y no urgentes.

La idea es sencilla. Para cada cosa o tarea que te encarguen o que entre en tu “bandeja de entrada”, lo primero que tienes que decidir es si la haces o no y luego, una vez que decides que la harás, tendrás que decidir cuándo. Esta es la esencia de la priorización. El procedimiento que te ayudará a poner en práctica esta cuestión es el siguiente:

Primero:  Pregúntate  ¿es importante esta tarea? (se entiende que algo es importante cuando te acerca a los objetivos que te has marcado, ya sea en el ámbito personal o profesional). Si tu respuesta es que efectivamente es importante, tendrás que hacer la tarea necesariamente, pase lo que pase. Otro tema será decidir cuándo, porque no necesariamente la tienes que hacer ahora. Si, por el contrario, tu respuesta es que la tarea no es importante, puedes decidir hacerla o no hacerla. Eso sí, si decides hacerla, también tendrás que pensar cuando.

Segundo: Para las tareas que has decidido que vas a hacer, según la pregunta anterior, fija ahora el momento en el que lo harás. Para ello, pregúntate dos cuestiones fundamentales: ¿Cuándo vence el plazo máximo que tengo para esta acción?, ¿Cuánto tardo en ejecutarla?. De esta manera, te darás que hay cosas muy importantes, pero que afortunadamente cuentan con un plazo de realización que no es inmediato por lo que podrás agendarlas en otro momento. No todo se tiene que hacer de inmediato.

Acostúmbrate a seleccionar las cosas que haces en función de su importancia y decide luego cuándo harás cada una de ellas en función de su urgencia y podrás empezar a manejar tu tiempo. Recuerda: “no todo es importante y urgente”.

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Hablando de planificación y organización hay una serie de premisas que necesariamente tendremos que tener en cuenta si queremos conseguir los resultados deseados y llevar a buen puerto nuestros proyectos. Son muchas las ocasiones en las que nos planteamos “hay que hacer esto o lo otro” y lo cierto es que luego, por alguna u otra razón no lo hacemos en tiempo y forma.

¿Por que esto es así?. Yo tengo el convencimiento de que no encontramos la motivación suficiente que nos impulse a acometer nuestros planes. Sabemos que tendríamos que hacerlo pero no asociamos suficiente placer al hecho de conseguirlo o suficiente dolor al hecho de no ponerlo en marcha. La motivación es el 80% del éxito. Es una condición necesaria aunque no suficiente.

Además de la motivación, aspecto a mi juicio fundamental, son muchas las cuestiones que condicionan la eficacia de nuestros planes y el logro de nuestros objetivos. Veamos algunos de estos elementos:

El objetivo: para conseguir nuestros planes tenemos que tener un objetivo claro, perfectamente definido y detallado. Tenemos que saber lo que queremos lograr porque esto es el “para que ” hacemos las cosas. Dice una famosa frase “quien no sabe a dónde va, jamás llegará a su destino”. Y es totalmente cierto. ¿qué acciones serán las mejores para poner en marcha si no sabemos qué queremos conseguir?. Gran parte de los proyectos y de los planes fracasan por no tener clara la meta, el punto de llegada. Trabaja bien tus objetivos para poder definir los diferentes caminos para llegar a ellos.

El tiempo: todo lo que hacemos está condicionado por un tiempo concreto para hacerlo. Hacer algo dentro o fuera de tiempo establece la diferencia entre un éxito y un fracaso. Cuando definas tus planes de acción, delimita el tiempo que asignarás a cada una de las acciones que emprenderás. Si el objetivo no se consigue en el tiempo delimitado, todo el esfuerzo habrá sido en balde. Imagínate, por ejemplo, un partido de fútbol. ¿De qué sirve meter un gol fuera de tiempo?. El éxito de tu proyecto vendrá condicionado por conseguir tus objetivos dentro del tiempo establecido.

El enfoque: un enfoque firme en el objetivo es uno de los elementos con mayor influencia en la eficacia y, por tanto, en el adecuado desarrollo de los proyectos y planes. Enfocar consiste en dirigir toda tu atención a conseguir el objetivo marcado, desarrollando las acciones planificadas evitando interrupciones y distracciones innecesarias. Durante el desarrollo de los planes es lógico que se produzcan variaciones sobre lo previsto. Tenemos que ser capaces de identificarías, analizarlas y decidir sobre la marcha las correcciones que incorporaremos. Todas estas decisiones serán acertadas “si no perdemos de vista el norte”, es decir, si no desenfocamos.

La comunicación: Pocos planes se pueden poner en marcha en solitario. La relación con otras personas es un ingrediente totalmente necesario en la mayor parte de los proyectos. Jefes, compañeros de trabajo o de equipo, familiares, amigos e, incluso, desconocidos forman parte de nuestros planes. Para desarrollarnos necesitamos mantener contactos con otras personas. Por este motivo, la comunicación se convierte en una habilidad de extremada importancia para cumplir nuestros objetivos. Muchas veces, son problemas en la comunicación los que llevan al traste nuestros planes.

El reparto de tareas: en muchas ocasiones, algunas de las tareas a realizar para cumplir nuestros objetivos pueden ser realizadas por otras personas de nuestro alrededor, de forma que podemos liberar espacio para las cuestiones más importantes. Acostumbrarnos a priorizar y delegar acciones nos proporcionará más tiempo y nos liberará para dedicarnos a lo verdaderamente importante. Echa un vistazo a tu alrededor y busca personas en las que te podrías apoyar para desarrollar algunas de las actuaciones establecidas en tus planes y proyectos. Pocas veces el “yo me lo guiso y yo me lo como como Juan Palomo” es la mejor forma de funcionar.

La toma de decisiones: todos los proyectos, todos los planes exigen tomar decisiones en uno u otro momento y de mayor o menor envergadura. Lo verdaderamente importante de la toma de decisiones es que siempre tiene consecuencias. Muchas veces tomamos las decisiones sin evaluar las consecuencias que producirán. No hacemos el correspondiente “chequeo ecológico” y luego pasa lo que pasa. Nos equivocamos y provocamos efectos negativos que afectan al cumplimiento de nuestros objetivos. Toma decisiones con seguridad, sin vacilar, pero asegúrate de haber analizado antes las posibles consecuencias de la decisión para contar siempre con un plan alternativo en caso de necesidad.

El orden: ¿Cuánto tiempo tardas muchas veces en encontrar un papel que estás buscando y que tiene una información muy importante?. El desorden provoca retrasos y aumenta la probabilidad de errores en tus actuaciones. La información que necesitas en tus proyectos y planes debe estar adecuadamente organizada, de forma que la puedas localizar rápidamente siempre que la necesites. Trabajar en una mesa ordenada, tener los archivos ordenados o, simplemente llevar un orden en tus horarios te permitirá ver más claramente tus planes, acciones y resultados. Dedica un espacio de tiempo periódicamente a ordenar tu entorno físico. Verás aumentar tu eficacia.

El control de resultados: una de las cuestiones que menos se cuida en los planes es el control de los resultados. Normalmente, cuando ponemos en marcha las actuaciones que hemos previsto en nuestros planes, se producen desviaciones sobre lo previsto. Las cosas no son tan fáciles como lo proyectamos en el papel y cuando actuamos son muchos los factores externos e internos que hacen que nos alejemos de lo planificado. Un correcto control de los proyectos debe incluir necesariamente el seguimiento de los resultados obtenidos y la corrección de desviaciones. Establecer un adecuado sistema de control nos permite desarrollar medidas correctivas cuando nos desviamos y corregir el camino para no desenfocarnos de los objetivos.

Tener en cuenta estos y otros aspectos a la hora de definir y desarrollar nuestros planes de actuación facilitará la consecución de los objetivos que perseguimos. A pesar de que hay personas que defienden la conveniencia de la improvisación, lo cierto es que planificar y organizar reduce las probabilidades de error y garantiza mejores resultados en todo aquello que nos proponemos. Improvisar es una gran habilidad que puede ayudarnos en determinados momentos, pero por regla general, la planificación y la organización proporcionará unos mejores resultados.

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“La competitividad de una nación depende de la capacidad de su industria para innovar y mejorar. Las empresas consiguen ventajas competitivas si consiguen innovar” (Michael Porter)

Innovación. Qué gran palabra. Estamos en la era de la innovación y las empresas y profesionales hemos hecho de ella nuestro leitmotiv y nuestra bandera. Si echamos un vistazo a cualquier publicación económica, tanto impresa como digital, nos encontramos con que todas tienen ya su apartado de innovación.

La evolución de los mercados y los cambios en la cultura de consumo han obligado a las empresas de todos los sectores a adaptar sus estructuras y procesos a los nuevos requerimientos de la demanda. Todas han cambiado, han mejorado, se han adaptado. Pero, ¿han innovado? Aunque parezca una cuestión sin importancia, esta es una pregunta de gran calado que crea polémica en todos los entornos económicos.

El término innovación no está claro. Para muchos, innovar se asocia con tecnología. Para otros, innovar consiste en desarrollar alguna actividad que no exista previamente. Son también muchos los que consideran innovar cualquier cambio o adaptación de procesos para hacer mejor las cosas. Inclinarse hacia una u otra opción tiene una influencia considerable en las acciones a tomar por las organizaciones.

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, Innovación es: 1. Acción y efecto de innovar y 2. Creación o modificación de un producto, y su introducción en un mercado.

A la vista de la segunda definición, parece que caben todos los tipos de prácticas enumerados anteriormente en el concepto Innovación. Tanto crear cosas que no existan previamente como modificar productos, procesos y servicios se podrían englobar en el término.

Sin embargo, cuando aparecen ayudas a la innovación o se organizan jornadas sobre innovación, parece no tener cabida una de las tendencias. “Solamente” mejorar procesos y productos no parece ser innovación. La i+D+i es más tecnológica, más ambiciosa, con más glamour. ¿Dónde quedan en este contexto las empresas tradicionales? ¿Cómo es posible que un gran número de pequeñas y medianas empresas, de corte tradicional y que llevan en el mercado varias décadas continúen aumentando sus cuentas de resultados si no innovan, únicamente mejorando sus procesos y adaptándose al mercado?

Según un artículo de The Economist “Mittel-management“, son las empresas tradicionales alemanas, las del sector manufacturero e industrial de toda la vida, las que sustentan la consolidación económica del país. En momentos de crisis son las que soportan la economía del país.

Son empresas que se mantienen fieles a los principios, a los objetivos y al negocio que plantearon en el momento que se crearon. No han roto moldes, no han hecho reingeniería y han cambiado desde cero. Son únicamente empresas que se han preocupado por adaptarse a los cambios del mercado, han adoptado la tecnología como herramienta, no como fin en sí mismo y han mejorado sus procesos y su organización. Son empresas que se han preocupado por incorporar pequeñas mejoras cada día.

Si eso no es innovación, ¡que venga Dios y lo vea!

Tradicionalmente, una de las cuestiones que más ha dificultado la consecución de resultados comerciales a las personas dedicadas a la venta ha sido la prospección. La búsqueda y localización de personas aptas para comprar nuestros productos y contratar nuestros servicios ha sido siempre una de nuestras “bestias negras”.

A ello hay que unir que, una vez identificados, la concertación de entrevistas no es una tarea nada fácil. Cuando muchos clientes reciben la llamada de un vendedor, parecen desarrollar todas sus habilidades para “escabullirse” rápidamente. Hoy resulta ciertamente difícil concertar entrevistas y más si tenemos en cuenta que, cada vez, el número de llamadas es mayor.

Ante esta situación, el profesional de la venta tiene necesariamente que buscar soluciones creativas que le ayuden a conseguir “el carbón para la máquina”. Es decir, clientes a los que visitar para conseguir un índice de cierre que garantice el logro de los ansiados objetivos comerciales.

Dentro de estas soluciones, la opción más habitual y, de paso, la más recomendable es asegurar un nivel de competencia óptimo en el desempeño de estas tareas. La formación y el entrenamiento en concertación de entrevistas, junto con el establecimiento de un hábito fuerte de prospectar es la receta más adecuada para el éxito.

Pero además de esto, resulta necesario cambiar el método de aproximación a la actividad. Resulta necesario investigar nuevas formas de hacer, adaptadas a la realidad y a los recursos y herramientas vigentes en la actualidad. En este sentido, como en otros sectores y actividades profesionales, la tecnología juega también en la venta un papel primordial en las labores de prospección y concertación de entrevistas.

Las Redes Sociales, de las que tanto se habla y que tan populares son a nivel general, incorporan unas enormes posibilidades para identificar potenciales clientes calificados y contactar con ellos para cerrar entrevistas de venta. Además, con un considerable ahorro en tiempo y costes y con mayores índices de eficacia.

El método tradicional de búsqueda de clientes se basa, entre otras fórmulas, en el manejo de interminables listados, mailings, puerta fría y asistencia a determinadas reuniones, además de las referencias y el boca a boca. Como consecuencia de este sistema de prospección, en muchos casos, los clientes con los que se intenta mantener una entrevista no resultan ser los adecuados. Es lógico si tenemos en cuenta que, la gran mayoría de las veces no contamos con la información adecuada.

Una vez identificados, el método tradicional de concertación es el teléfono, con los problemas de cierre de entrevistas que todos conocemos (filtros, llamadas que no se cogen, etc.).

La tecnología, con las redes sociales a la cabeza, permiten modificar el método y obtener mejores resultados. A través de las redes sociales, se localizan potenciales clientes cuyo perfil puede resultar interesante para nuestros productos y servicios. Las redes sociales incorporan mucha información sobre la persona.

Por otra parte, la concertación de entrevistas se simplifica mucho y resulta mucho más eficaz, puesto que las personas que utilizan redes sociales suelen estar abiertas a contactos profesionales con otras personas. No parecería lógico pensar que alguien que introduce su perfil en una red social luego se escandalice si alguien contacta con él. ¿No crees?. Además, evitamos filtros innecesarios porque los mensajes llegan directamente al interlocutor que vamos buscando.

Como puedes ver, las ventajas de utilización de las redes son claras. Sin embargo, disfrutar de estas ventajas implica una participación activa. No basta con “coleccionar contactos”, sino que hay que “trabajarlos” estableciendo contacto con ellos con el fin de hacer negocios.

Aunque son muchas las redes que existen, recomiendo especialmente en la actividad comercial Linkedin (para localizar profesionales y especialmente en los negocios empresa – empresa) y Facebook (para productos y servicios dirigidos a un mercado masivo).

Ánimo y nos vemos en las redes! Pincha aquí para conectar con “Pildoras para el Éxito en la Venta en Facebook”

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Cada vez son más las reuniones y foros a los que nos invitan o a los que nos inscribimos en los que podemos conocer a personas con las que establecer un contacto profesional. Cámaras de Comercio, Asociaciones Empresariales o empresas específicas organizan multitud de reuniones de networking en todas las ciudades.

Qué duda cabe que asistir a estas reuniones supone una gran oportunidad de ampliar nuestro negocio tanto de forma directa como a través del boca a boca. Recuerda que las recomendaciones son la forma más eficaz de conseguir nuevos clientes.

Sin embargo, en muchas ocasiones, cuando asistimos a este tipo de reuniones no aprovechamos al máximo sus posibilidades. Nos quedamos charlando con la persona con la que hemos asistido o, como máximo, conocemos a uno o dos de los asistentes a la reunión. ¿Cuántas tarjetas de nuevos contactos te llevas a tu despacho después de cada reunión de networking?

El primer paso para obtener el máximo provecho de una reunión de networking es conocer a cuantas más personas mejor. Conseguir un mayor número de tarjetas de potenciales clientes o colaboradores te reportará en el futuro un mayor volumen de negocio. Pero, ¿cómo organizarnos para conocer al mayor número de personas posible en este tipo de reuniones? Considerando que el tiempo es limitado, parece adecuado diseñar un sistema organizado que te permita acercarte con éxito al mayor número de asistentes a la reunión.

Mi sugerencia es que prepares una buena “presentación de un minuto”. Este concepto, que lo he aprendido de mi asistencia y participación en grupos organizados de networking, te reportará unos muy buenos resultados. ¿En qué consiste?

Básicamente, la presentación de un minuto consiste en exponer tu negocio, tus puntos fuertes y tus intereses en un minuto de tiempo como máximo. De esta manera, provocarás interés hacia tu negocio, ofrecerás una imagen de profesionalidad y, sobre todo, optimizarás tu tiempo en la reunión. Ten en cuenta que a todas las personas que asisten a la reunión les interesa lo mismo que a ti: conocer al mayor número de personas posible. Con este tipo de presentación, se fomentan mucho más las relaciones entre los asistentes. Conseguirás muchas más tarjetas a las que realizar posteriormente un seguimiento.

Y, ¿cómo se hace una presentación de un minuto eficaz? Te propongo la estructura siguiente:

• Primero di tu nombre y el de tu organización. Ofrece tu tarjeta de visita.
• Luego, cuenta brevemente a qué te dedicas, hablando de los beneficios que consiguen tus clientes al trabajar contigo. Menciona en que destacas tú y tu empresa.
• A continuación cuenta las principales herramientas, productos y servicios a través de los que tus clientes consiguen esos beneficios.
• Posteriormente, menciona tus intereses. Di claramente qué buscas en ese momento, los productos y servicios que quieres promocionar fundamentalmente y qué tipo de clientes son los ideales para ti. Si puedes mencionar ejemplos mucho mejor.
• Por último, sugiere e incita a quien te está escuchando que sea él o ella quien presente su organización de la misma manera que tú. Si no lo hace, pídele su tarjeta de visita.

Date cuenta de que, simplemente abordando de forma estructurada y sintética los puntos anteriores, ya habrás explorado más oportunidades de negocio de lo que haces normalmente y dejarás, además, un mayor tiempo disponible para conocer nuevas personas.

Prueba este método y conseguirás un mayor número de tarjetas de contactos en tus reuniones a las que podrás realizar posteriormente el adecuado seguimiento, ya tranquilamente desde tu despacho. No es lo mismo asistir a una reunión que hacer un networking eficaz.

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